A estrutura organizacional é um conjunto integrado e interdependente de partes, permitindo a cada um o cumprimento de seu papel de forma adequada e coordenada, definindo os níveis hierárquicos, os níveis de comunicação e de decisão além das relações entre as partes. A seguir trataremos de forma mais detalhada a organização funcional (atendimento, planejamento, criação, mídia e demais setores), a qual se justifica pela possibilidade de identificar rapidamente as competências e especializações necessárias em cada tarefa. No entanto, é importante complementar que a organização por cliente também se faz necessária, uma vez que cada cliente é único e requer um nível de envolvimento, um tipo de tratamento específico.
Atendimento:
Segundo Sampaio (1996) a função central do Atendimento é realizar o elo entre a agência e o cliente, também sendo responsável por participar ativamente do planejamento de comunicação publicitária dos clientes sob seus cuidados. O Atendimento é o responsável por gerenciar todos os elos da estrutura da agência, de forma a garantir que a qualidade final dos trabalhos esteja de acordo com os objetivos almejados pelo cliente.
Tráfego:
Cabe ao tráfego auxiliar o trabalho de gestão do Atendimento, além de contribuir na administração dos custos da agência.
Para Sampaio (1996), trata-se de um departamento auxiliar, encontrado apenas em algumas agências médias e grandes. A principal função desse departamento é acompanhar os serviços da agência nas suas diversas etapas, tendo em vista que muitas áreas são envolvidas durante a realização de uma campanha. A pessoa desempenha esse papel deve ser essencialmente conciliadora, e terá funções como organização de pautas e rotinas de trabalho, além da administração dos prazos.
Planejamento:
Em agências menores, é comum que essa função esteja diluída na equipe formada pela maioria dos envolvidos com o cliente, de forma que não exista uma pessoa ou setor especifico para desempenhá-la. É bastante comum que a atividade de planejar seja também incumbência do profissional de Atendimento.
Mídia:
Este setor tem como função principal cuidar da veiculação mais adequada das mensagens publicitárias.
Além de preocupar-se em atingir o maior número de pessoas visadas, na maior quantidade de vezes e com o custo mais baixo, a Mídia preocupa-se em como as mensagens atingirão o público alvo: em que hora, em que circunstância, com que disposição, etc. (Sampaio, 2003, pág. 68, 69)
Criação:
Sampaio (1996) caracteriza a criação como sendo a alma da agência. De acordo com ele, a função da criação é criar idéias, que serão transformadas em slogans, temas publicitários, anúncios para jornais e revistas, comerciais de rádio, televisão e cinema, cartazes e outras mensagens publicitárias. “Em geral existe um diretor (ou vice-presidente) de criação que dirige – diretamente ou através de outros diretores/supervisores de criação – as duplas de criação” (Sampaio, 2002, pág. 50), que são constituídas por um redator e um diretor de arte.
Produção Gráfica:
Este departamento tem por função principal a materialização das idéias. É ele quem deve acompanhar o processo de confecção dos materiais e zelar pela qualidade de tudo que é produzido. A produção gráfica realiza orçamentos com fornecedores e acompanha de perto o trabalho deles, para garantir a maior qualidade possível nas peças idealizadas pela criação e finalizadas pelo Estúdio de Arte, é responsável também por se certificar que o material solicitado tenha chegado no cliente no prazo previsto e em perfeitas condições.
Produção Eletrônica ou RTVC
A sigla RTVC significa rádio, televisão e cinema, e esse departamento “se encarrega de encomendar às produtoras especializadas e supervisionar a execução de jingles, spots, trilhas sonoras, filmes e demais materiais audiovisuais.” Os profissionais dessa área necessariamente precisam possuir um amplo conhecimento técnico, pois eles serão responsáveis por contratar fornecedores (produtoras de áudio e vídeo, por exemplo) e coordenar o seu trabalho. O diálogo entre a produtora e RTVC deve ser bastante próximo e visto como um relacionamento de parceiros que possuem o mesmo objetivo: qualidade no produto final.
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